Lange war das „papierlose Büro“ mehr Mythos als Realität. Zu eng waren bewährte Unternehmensstrukturen an eine klassische Dokumentenablage in Papierform gekoppelt. Zu starr waren lange Zeit zudem auch die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Doch vieles hat sich in den vergangenen Jahren geändert und der Digitalisierungsdruck der währenden Corona-Pandemie hat mittlerweile auch alteingesessene Unternehmen davon überzeugt, dass ein digitales Dokumentenmanagement nicht nur die organisatorische Effizienz steigert, sondern nebenbei auch noch die Umwelt schont und dabei Kosten spart. Es lohnt sich also, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und zu prüfen, ob die eigenen Systeme noch dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Kann Ihr DMS mit den aktuellen Anforderungen mithalten?
Darum ist eine digitale Dokumentenablage der analogen weit überlegen
In vielen Büros ist immer noch mehr Papier im Umlauf als notwendig. Papier ist zwar geduldet, aber für die meisten erfassten Informationen im Unternehmenskontext nicht mehr das richtige Medium. Viele automatisierbare Prozesse laufen weiterhin manuell ab, sind schwer nachzuvollziehen und wenig anpassungsfähig. Die Folgen sind kontinuierlich wachsende Papierarchive, schlechte Verfügbarkeit von benötigten Dokumenten und dadurch letztlich verzögerte Bearbeitungszeiten, mangelnde Transparenz und im Zweifel sogar ungenügende Informationssicherheit.
Dem Anspruch des Modern Office wird dies nicht mehr gerecht. Aber es gibt viele Anbieter und noch mehr unterschiedliche Systeme am Markt. Worauf kommt es also an? Worauf sollte man bei der Suche achten, um das geeignete Verfahren für den eigenen Bedarf zu identifizieren?
5 Kriterien für eine optimale digitale Dokumentenablage
1. Offenheit und Integrationsfähigkeit
Digitale Plattformen werden immer komplexer aber sind meist keine geschlossenen Systeme mehr. Wenn die verschiedenen Anwendungen im Unternehmen zunehmend einfacher miteinander kommunizieren können, spart das nicht nur unnötige Kommunikationswege, sondern verschlankt auch die gesamte IT-Infrastruktur. Offenheit und Integrierbarkeit avancieren zu wesentlichen Kriterien eines guten Ablagesystems.
2. Automatisierung von Unternehmensprozessen
Ein wesentlicher Vorteil eines digitalen Dokumentensystems ist die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu automatisieren und dadurch Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Offene Schnittstellen ermöglichen die Verbindung vormals entkoppelter Unternehmensbereiche. Das schafft Transparenz, ermöglicht schnellere Bearbeitungszeiten und führt damit zu einem besseren Informationsfluss im Unternehmen.
3. Funktionale Erweiterbarkeit
Die Automatisierung und Standardisierung von Anwendungen und Geschäftsprozessen spielt im Rahmen der Digitalisierung eine immer größere Rolle. Digitale Tools sind meist nur dann wirklich nachhaltig einsetzbar, wenn sie problemlos auf veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden können. Verändern sich Unternehmensprozesse, sollten die eingesetzten Systeme daran angepasst werden können – nicht andersherum.
4. Teamfähigkeit und Kollaboration
Vorbei sind die Zeiten in denen Dokumente in immer länger und unübersichtlicher werdenden E-Mail-Schleifen zwischen den Mitarbeitenden hin- und hergeschickt wurden. Eine fehlende Versionierung und schwierige Nachvollziehbarkeit machten diese Art der Abstimmung zu einer großen Herausforderung. Moderne Dokumentensysteme ermöglichen daher nicht nur die Ablage und Bereitstellung benötigter Informationen, sondern bieten auch Anwendungen für eine parallele Zusammenarbeit. Damit lassen sich alle umgesetzten Änderungen nachverfolgen und Abstimmungsprozesse erheblich vereinfachen.
5. Hohe Verfügbarkeit dank Cloud-Anbindung
Was nützt ein komplexes IT-System, wenn es nur im Intranet der Unternehmensumgebung verfügbar ist? Cloudbasierte Systeme schaffen optimale Datenverfügbarkeit und sind seit einiger Zeit schon nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, dass die meisten Systeme zur Dokumentenablage diesen Anspruch erfüllen.
Dennoch: Je größer die Verfügbarkeit und je variabler die Anbindungsmöglichkeiten an Handy, Tablet und Co., desto größer sind auch die informationstechnischen Sicherheitsanforderungen an das eingesetzte System. Die richtige Konfiguration für einen sicheren, ortsunabhängigen Zugriff – bspw. aus dem Homeoffice – auf die gespeicherten Dokumente ist entscheidend. Damit der Einsatz im Sinne von Compliance-Richtlinien gewährleistet ist, muss das DMS-System über entsprechende Auditierungs-Funktionen verfügen. Dazu gehören Protokoll-Funktionen, eine aktuelle Verschlüsselung und hohe Sicherheitsanforderungen bei der Zugriffssteuerung bspw. durch eine 2-Faktor-Authentifizierung und eine differenzierte Rechtevergabe.
Moderne Dokumentenablage in der Cloud als Treiber der Digitalisierung
Neben der reinen Notwendigkeit, einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Unternehmensanwendungen bereitzustellen, steht aktuell vor allem der Wunsch nach effizienten, digitalisierten Prozessen im Vordergrund. Viele cloudbasierte Systeme sind als sog. SAS Lösungen (Software as a Service) nicht nur hoch spezialisiert und flexibel, sondern wachsen mit ihren Aufgaben. Von der Rechtekontrolle, dynamischer Zugriffssteuerung bis hin zu umfangreichen Integrationsmöglichkeiten in bestehende Tools – Cloud-Systeme bieten das, was moderne Unternehmen benötigen.
Der Überblick über die Kriterien zeigt jedoch, dass viele Softwareanwendungen mit diesen Anforderungen nicht mehr schritthalten können. Wie man während der Corona-Krise sehr gut beobachten kann, nimmt die Nachfrage nach Cloud-fähigen Softwarelösungen kontinuierlich zu. Zudem schaffen international führende Plattformanbieter wie Microsoft, Google oder SAP heute neue digitale Ökosysteme, in die sich Software integrieren können muss. Das gilt genauso für bestehende Unternehmenslösungen. Auch hier ist es essenziell, dass sich moderne Softwareanwendungen schnell und unkompliziert mit dem Unternehmens-ERP, einem Cloud-CRM oder einer Legacy-Lösung integrieren lassen.
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