Geben Sie es zu: Auch Sie haben jedes der drei in unserem Titel genannten digitalen Buzzwords schon einmal genannt ohne so ganz genau zu wissen, was sich eigentlich dahinter verbirgt oder zu wissen, wie die Begriffe inhaltlich voneinander abzugrenzen sind. Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein. Wie eine Bitkom-Studie aus 2018 zeigt (vgl. Bitkom, Digital-Office-Index 2018) wird in 62 Prozent aller befragten Unternehmen die Digitalisierung von Papierakten mit dem Begriff „Digitalisierung“ verbunden. Zeitgleich verbinden mit dem gleichen Begriff aber auch 50 Prozent der befragten Unternehmen die „Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen“.
Auch wir können die Ergebnisse der Studie durch unsere täglichen Erfahrungen im Berufsalltag bestätigen. Gerade zu Beginn der Gespräche mit unseren Partnern erleben wir oft, dass die Begriffe Digitalisierung und Automatisierung synonym verwendet werden. Ihnen wird fast immer eine ähnliche Bedeutung zugeschrieben. In Hinblick auf die Transformationsstrategie bedarf es jedoch einer Abgrenzung der Begriffe, denn jeder von Ihnen hat eine unterschiedliche Tragweite und nimmt unterschiedlichen Einfluss auf die Projekte.
Fangen wir am Anfang an, mit der Digitalisierung von analogen Inhalten. Dies beinhaltet im Geschäftsalltag meist das Scannen von Dokumenten, also das verfügbar machen analoger Medien in digitaler Form.
Für die Automatisierung müssen wir einen Schritt weiter gehen. Im Beispiel der Auftragserfassung zum Beispiel reicht es nicht aus, lediglich ein digitales Dokument zu erfassen. Die gesamten vorhandenen Daten des Auftrags müssen zudem ausgelesen und übernommen werden. Hierzu gehören z.B. die Lieferadresse, die bestellte Menge und weitere unternehmensspezifische Daten. Erst wenn alle Daten vorliegen und diese auf Vollständigkeit und Validität geprüft wurden lässt sich der sogenannten Workflow, also die Automatisierung des Prozesses mit technischen Lösungen, realisieren.
Ist mit einem automatisierten Prozess nun also die digitale Transformation erfolgreich abgeschlossen?
Mitnichten! Denn die digitale Transformation stellt eine viel weitreichendere Frage. Hier wird überprüft, ob der automatisierte Prozess in der heutigen Form überhaupt noch notwendig ist oder ob Alternativen sinnvoll sind. Möchte mein Kunde überhaupt noch per E-Mail bestellen oder wünscht er sich vielleicht eine Bestellmöglichkeit per App? Hätte er gerne Live-Informationen über den Bestand der Artikel? Sind Chat-Funktionen zur schnellen Beantwortung von Fragen notwendig? Bei der digitalen Transformation geht es in erster Linie darum neue Ansätze zu finden und Probleme zu lösen. Wirklich abgeschlossen ist sie also im Prinzip nie.
