Das papierlose Büro. Schon vor Jahrzehnten DAS Gesprächsthema in fast jedem (mittelständischen) Unternehmen, wenn es um die Zukunft der Büroarbeit ging. Keine lästige Zettelwirtschaft, schneller Zugriff auf alle Dokumente und dies am besten auch noch unabhängig vom Standort. Doch die Realität sah zunächst anders aus: Zwischen 1950 und 2000 stieg der deutsche Papierverbrauch kontinuierlich an. Erst mit der Jahrtausendwende geriet die Papierindustrie ein wenig ins Zittern. Und heute? Wie eine repräsentative Studie von Bitkom Research zeigt, hat sich das Blatt (pun intended) gewendet: Das digitale Büro setzt sich durch.
Digitalisierung erobert den Mittelstand
Digital statt Zettelwirtschaft und Ordnerchaos. Wie aus der Umfrage unter 613 deutschen Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern hervorgeht, setzen 47 % auf eine digitale Organisation und Verwaltung. Zum Vergleich: 2017 waren es nur 33 %.
Nicht nur Rechnungen werden digitalisiert
Interessant ist zudem, dass nicht mehr nur noch Rechnungen und „klassische“ Office- oder PDF-Dateien digitalisiert und elektronisch archiviert werden. Auch Bilder (57 %), Audio-Dateien (25 %) und Videos (18 %) erfreuen sich einer digitalen Verwaltung. Für ganze 92 % der Unternehmen ist die digitale Organisation mittlerweile Gewohnheit.
Die Cloud macht’s möglich
Das digitale Büro wird dabei vorwiegend durch die Cloud realisiert. Ganze 58 % der befragten Unternehmen greifen hierauf zurück. Im Vergleich zu 2017 ist ein Anstieg um 9 Prozentpunkte zu verzeichnen. Gleichzeitig betreiben immer weniger Unternehmen ihr ECM (Enterprise Content Management) im eigenen Haus. Während 2017 noch 59 % „on premise“ agierten so sind es heute nur noch 44 %. Nils Britze, Bereichsleiter digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom, betont die Vorteile der Dokumentverwaltung und -Organisation aus der Cloud für den Mittelstand. Einerseits werden die meist bereits sehr knappen IT-Ressourcen geschont, andererseits ist auch die Sicherheit höher. Denn die Cloud – egal ob öffentlich oder privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.
Auch bei BRICKS wird auf die Cloud gesetzt
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