Eine gute interne Kommunikation begünstigt nicht nur das Zusammenarbeiten von Kolleg*innen in kultureller und sozialer Hinsicht, sondern zahlt sich für Unternehmen auch mit Blick auf Produktivität und Effizienz aus. Doch wie schafft man die nötigen Strukturen und welche Tools können dabei helfen? Diese Fragen haben sich die Stadtwerke Norderstedt gestellt und die 6PAC Bricks kontaktiert, um gemeinsam mit uns zu analysieren, welche IT-Strategie sinnvoll ist und welche Maßnahmen diese nach sich zieht.

Ausgangslage und Anforderungen

Die Ausgangslage war fast „typisch“ für ein kommunales Unternehmen wie die Stadtwerke mit ihren ca. 350 Mitarbeiter*innen: Es gibt keine zentrale Plattform für Unternehmensinformationen. Interne Informationen werden überwiegend per Mail oder auf der Tonspur geteilt und Dokumente, die in der Datenablage auf dem PC des Einzelnen liegen, als Anhang verschickt. Informationen muss man sich aus Mailverläufen mühsam zusammensuchen oder sich durchtelefonieren. Dies kostet Zeit und dazu ist das Risiko hoch, dass Informationen verloren gehen. Oder bei einer Person liegen, die im Zweifel genau dann auch gerade nicht erreichbar ist, wenn man die Information benötigt. 

Somit war der Auftrag schnell klar: Es braucht eine transparente Lösung, die für alle im Zugriff ist und bestenfalls auch von überall. Denn auch Zeiten wie die Corona-Pandemie sind nicht spurlos an Institutionen wie den Stadtwerken vorbeigegangen. Dazu kommt die Entwicklung zum modernen Arbeiten mit einem modernen digitalen Arbeitsplatz, den natürlich auch die Stadtwerke ihren Mitarbeiter*innen bieten wollen – für viele Neuzugänge, gerade der jüngeren Generationen, eine Grundanforderung an ihren Arbeitgeber. Und auch die Administration von Daten und Kollaborationsräumen soll möglichst zentral steuerbar sein, intern wie extern. 

Die Zukunft im Blick 

Wie stellt man nun erfolgreich die Weichen Richtung Digitalisierung auf allen Ebenen? Ein solches Vorhaben benötigt immer auch interne Befürworter und Sponsoren, die das Projekt vorantreiben, intern promoten und die Veränderung zur Effizienzsteigerung begrüßen. Diese Treiber waren bei den Stadtwerken Norderstedt die Geschäftsführung zusammen mit dem Team „IT-Integration- und Entwicklung“, das sich mit genau solchen Innovationen, Applikationen und Prozessen beschäftigt und das Wissen intern aufbaut. Eine gute Grundvoraussetzung: Die Haltung ist generell offen, jeder darf Beiträge oder Inhalte teilen. Es gibt keine zentral gesteuerte Kommunikationsinstanz. 

„Wenn wir uns bei den Stadtwerken jetzt nicht offen für Veränderung Richtung Digitalisierung und neuen Arbeitsweisen zeigen, verpassen wir den Anschluss und die Chance, jetzt als Vorreiter in unserer Branche zu zeigen, was möglich ist. Eine Strategie ist wichtig, aber einen Anfang zu machen mit Quick Wins ist die halbe Miete, um den Veränderungsprozess anzustoßen.“

Michael Greßmann, Projektmanager, Abt. IT-Integration- und Entwicklung

Projektstart 

Im August 2017 startete das große Projekt, die Stadtwerke Norderstedt digital zu modernisieren und es geht stetig weiter. Der erste Schritt bestand darin, das klassische File-System abzulösen und SharePoint einzurichten. Hier ging es zunächst auf SharePoint 2013 OnPremises inklusive eines Extranets, das bei den Stadtwerken sogenannte PartnerNet. Für das Intranet wurde der Name Sharepoint beibehalten, denn genau darum geht es auch: Wissen und Informationen an einem Sammelpunkt zu teilen. 

Die entwickelte IT-Strategie hat in 2017 bereits vorgesehen, den digitalen Arbeitsplatz der Stadtwerke Norderstedt in Etappen aufzubauen mit dem mittelfristigen Ziel, von SharePoint on premise den Sprung in die Cloud zu machen. Und genau da stehen wir aktuell und sind in den konkreten Planungsgesprächen zur Ablösung des Intranets durch SharePoint Online sowie Kollaborationsbereiche mit Microsoft Teams zu schaffen, in denen die themenspezifischen SharePoint 2013 Teamsites sowie das PartnerNet aufgehen.

„Wir begleiten die Stadtwerke Norderstedt bereits seit 2014 und entwickeln seither die Digitalstrategie gemeinsam. Kommend von der Erstanforderung, ein Intranet einzuführen, haben wir mittlerweile die gesamte Infrastruktur neu sortiert und damit die Voraussetzungen für einen Modern Digital Workplace geschaffen.“
André Rusch, Principal Consultant 6PAC Bricks 

Einer von vielen konkreten Anwendungsfällen: Hausanschlüsse

Die Stadtwerke haben eine Reihe von Zuständigkeiten und Fachbereichen. Sie stellen die Grundversorgung der Bevölkerung mit Strom, Gas und Wasser sicher, kümmern sich aber auch um die Abwasserentsorgung. Hausanschlüsse sind also ein wesentliches Thema, für das Stadtwerke zuständig sind. 

Wird im betreuten Gebiet ein Haus gebaut, so müssen neue Anschlüsse und Leitungen gelegt werden, egal ob es sich um ein Neubau- oder Rückbauobjekt handelt. Hierzu zählen Leitungen und Netzanschlüsse für Strom, Wasser, Gas oder Glasfaser. Die Abwicklung übernehmen die Stadtwerke Norderstedt für den ganzen Norden Hamburgs. Im Idealfall lässt sich die ganze Planung je Objekt von A bis Z nachschlagen. 

Und hier kommt die Anwendung Hausanschlüsse ins Spiel: Sie regelt alle Vorgänge rund um Hausanschlüsse. Mittels SharePoint wurde eine Datenbank geschaffen, die die komplette Datenerfassung und Abwicklung abbildet. Von der Rechnungsstellung und Vermerken für die Buchhaltung bis zur Beauftragung des Tiefbauamts und der internen Auftragsverwaltung – hier ist alles drin. Gleichzeitig ist damit eine Schnittstelle zwischen allen involvierten Parteien geschaffen worden: den Kunden, den Tiefbauern und den Stadtwerken, die letztendlich die Anschlüsse bereitstellen. Mittels automatisierten Workflows aktualisieren sich die Status entsprechend des Fortschritts und der Eingaben wie beispielsweise „Warten auf Planung“ und „Bereit zur Zählersetzung“. So ist jeder Schritt für die Beteiligten transparent. 

Um noch einen Schritt weiter zu denken, wird bereits an der Planung von der mobilen Variante gearbeitet, die mithilfe der MS 365-Powerplattform (PowerAPPS und PowerAutomate) umgesetzt werden soll – für Bauleiter, die viel unterwegs sind, also ideal, um auf dem Laufenden zu sein und ihre Eingaben von überall vornehmen zu können.

„Die Lösung für die Hausanschlüsse trägt bei den Stadtwerken Norderstedt maßgeblich zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung bei. Ein Beispiel, das durchaus skalierbar ist, um weiteren Stadtwerken oder vergleichbaren Branchen mit ähnlichen Anforderungen zur Arbeitserleichterung und Prozessverschlankung zu verhelfen.“ Alexander Dlouhý, Consultant 6PAC Bricks

Gemeinsam wurden bisher über 30 Prozesse der Stadtwerke Norderstedt digitalisiert – von einem komplexen KfZ-Schadensabwicklung-Workflow bis hin zu einer automatisierten Blumen-Bestellung für Jubilar*innen beim “Blumen-Laden um die Ecke” – und die Reise geht weiter.

Über die Stadtwerke Norderstedt

Die Stadtwerke Norderstedt erfüllen als wirtschaftlicher Eigenbetrieb seit fast 40 Jahren den Versorgungsauftrag der Stadt Norderstedt. Mit einer breit aufgestellten Infrastruktur für Versorgung, Telekommunikation, Freizeit und Verkehr liefern sie ein hohes Maß an Lebensqualität für die Region. Sie erzeugen bereits heute über 20 Prozent des Norderstedter Strombedarfs mit eigenen Blockheizkraftwerken und leisten so einen hohen Beitrag für Versorgungssicherheit und Umwelt.

Über 350 Mitarbeiter versorgen die Norderstedter*innen nicht nur mit Strom, Gas, Wasser und Fernwärme, sondern über das eigene Glasfasernetz der wilhelm.tel GmbH zusätzlich auch mit Telekommunikationsdienstleistungen. Darüber hinaus betreiben die Stadtwerke Norderstedt die Verkehrsgesellschaft Norderstedt mbH und das ARRIBA-Erlebnis- und Strandbad sowie den Stadtpark mit insgesamt mehr als 800.000 Besuchern pro Jahr.

Wilhelm.tel wurde 1999 als Tochtergesellschaft der Stadtwerke Norderstedt für den Bereich Telekommunikation gegründet und bietet heute sowohl im gesamten südlichen Schleswig-Holstein als auch in Hamburg seine Dienste u.a. mit Hilfe von Kooperationspartnern an und erreicht ungefähr 500.000 Haushalte. Die Produktpalette umfasst neben Festnetz-, Breitband (Internet) und TV-Services („Triple-Play“) auch die Bereitstellung eines WLAN-Netzes in Norderstedt und Hamburg.

Erfolgreich in die Zukunft. Mit 6PAC BRICKS

Sie möchten auch die Weichen Richtung Digitalisierung stellen? Oder mehr über zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren? Sie benötigen Beratung bei der Einrichtung Ihres Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.